Wie man seine eigene Zeit verwaltet?

Wie oft hast du es bedauert, dass der Tag nicht länger als 24 Stunden ist? Effektives Zeitmanagement ist eine Fähigkeit, die in der Praxis erlernt und verbessert werden kann. Wenn Sie ein paar einfache Tipps und Tricks kennen, können Sie beginnen, Ihre Zeit optimal zu nutzen. Mit ein wenig Planung und Mühe werden Sie überrascht sein, wie viel Sie erreichen können. Fangen wir an!

Wie man effektiv seine eigene Zeit verwaltet? Eine Handvoll praktischer Ratschläge

Es gibt keinen universellen Weg, um Ihre Zeit zu verwalten. Fachleute aus den Bereichen Coaching, Wirtschaftspsychologie und Mentoring haben verschiedene, sich oft gegenseitig ausschließende Ratschläge und Tipps, wie man ein effektives Zeitmanagement implementieren kann.

Gibt es eine Methode, die in jeder Situation funktioniert? Nein – das ändert nichts an der Tatsache, dass Sie sich um ein paar Dinge kümmern können, um Ihre Erfolgschancen zu erhöhen. Im Folgenden finden Sie einige Aktivitäten, die Sie möglicherweise nützlich finden:

• Festlegung von Prioritäten,
• legen Sie einen Zeitplan für Maßnahmen fest,
• vermeiden Sie Überlastung von Aufgaben,
• verwenden Sie Apps, um die Zeit zu verfolgen.

Die Festlegung von Prioritäten ist die Grundlage

Sie haben viele Aufgaben zu erledigen? Auch wenn sie alle wichtig erscheinen, gibt es wahrscheinlich einige, die ihnen höchste Priorität einräumen.

Eines der wichtigsten Dinge, die Sie tun können, um Ihre Zeit effektiv zu verwalten, ist das Setzen von Prioritäten für einzelne Aufgaben. Das bedeutet, sich zu Beginn eines jeden Tages oder einer Woche mindestens ein Dutzend Minuten zu nehmen, um sich hinzusetzen und darüber nachzudenken, was in welcher Reihenfolge zu tun ist. Natürlich ist dies nicht immer möglich oder realistisch, aber wenn Sie es sich zur Gewohnheit machen können, wird es sich auf lange Sicht auszahlen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Aufgaben zu priorisieren. Eine davon ist, eine Liste mit allem zu machen, was zu tun ist, und sie dann nach Wichtigkeit zu sortieren. Eine andere Methode ist die Verwendung einer Zeitmanagementmatrize, mit der Sie Aufgaben basierend auf ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisieren können.

Die Matrize muss eine Aufschlüsselung der auszuführenden Aufgaben enthalten in:

• wichtig und dringend (z.B. ein Treffen mit einem Geschäftspartner, der nicht viel Zeit hat, um eine Entscheidung über die Inanspruchnahme Ihrer Geschäftsdienstleistungen zu treffen),
• wichtig und nicht dringlich (Vorbereitung des Haushaltsplans für das folgende Jahr),
• ungültig und dringlich (Einreichung einer amtlichen Urkunde innerhalb der gesetzlichen Frist),
• ungültig und nicht dringlich (Kauf von Büromaterial).

Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich entscheiden, sollten Sie Ihre Prioritäten regelmäßig überprüfen und bei Bedarf anpassen.

Legen Sie einen Zeitplan für Aktionen fest

Ein weiterer Tipp für ein effektives Zeitmanagement ist, einen Zeitplan festzulegen und ihn einzuhalten. Das bedeutet nicht, dass Sie sich jede Minute an einen Zeitplan halten müssen. Auf der anderen Seite hilft Ihnen ein Gesamtplan, die Arbeit pünktlich zu erledigen.

Wenn Sie beispielsweise vorhaben, einige wichtige E-Mails früh am Morgen zu beantworten, versuchen Sie dies zu Beginn der Arbeit zu tun. Und wenn Sie bis zum Ende der Woche ein wichtiges Projekt haben, teilen Sie es in kleinere Aufgaben auf und arbeiten Sie jeden Tag Schritt für Schritt daran, damit Sie nichts in letzter Minute tun müssen.

Natürlich wird es immer Zeiten geben, in denen etwas nicht nach Plan läuft – Flexibilität ist der Schlüssel zum Erfolg in der heutigen Welt. Wenn Sie sich jedoch die meiste Zeit an Ihren Zeitplan halten können, erhöhen Sie Ihre Erfolgschancen.

Machen Sie Pausen und vermeiden Sie Überlastungen

Es mag unintuitiv erscheinen, aber eine der besten Möglichkeiten, Ihre Zeit effektiv zu verwalten, besteht darin, tagsüber Pausen einzulegen und so viel Arbeit wie möglich zu vermeiden. Wenn wir versuchen, zu viele Dinge auf einmal zu tun, wird unser Gehirn überfordert und wir sind im Allgemeinen weniger produktiv. Anstatt also zu versuchen, 10 verschiedene Dinge gleichzeitig zu tun, konzentrieren Sie sich auf eine Sache zu einem bestimmten Zeitpunkt und machen Sie regelmäßige Pausen zwischen den Aufgaben. Dies hilft, Ihre Konzentration zu verbessern und das Problem des beruflichen Burnout zu verhindern.

Welche Zeitmanagement-Tools können nützlich sein?

Ein Kalender ist ein Zeitmanagement-Tool, mit dem Sie Besprechungen, Ereignisse und Aufgaben planen können. Es stehen elektronische und traditionelle Kalender zur Verfügung. Papierversionen können an der Wand aufgehängt oder in einer Schreibtischschublade versteckt werden, während elektronische Kalender auf Computern, Smartphones und anderen Geräten angezeigt werden können.

Einige Leute bevorzugen elektronische Kalender, da sie Erinnerungen und Benachrichtigungen über bevorstehende Ereignisse erhalten können. Andere bevorzugen die herkömmliche Papierversion, weil sie dann alle ihre Verpflichtungen sehen und einfach Notizen hinzufügen können. Unabhängig davon, welche Art von Kalender Sie verwenden, ist es wichtig, ein System zu finden, das zu Ihnen passt und Ihnen hilft, Ordnung zu halten.

Aufgabenlisten (To-Do-Liste)

Die To-do-Liste ist ein weiteres nützliches Zeitmanagement-Tool, mit dem Sie die zu erledigenden Aufgaben verfolgen können. To-Do-Listen können auf Papier erstellt oder elektronisch auf Ihrem Computer oder Smartphone gespeichert werden. Es gibt sogar Apps, mit denen Sie Ihre To-Do-Liste mit anderen teilen können – eine Lösung, die die Arbeit in einem Team mit mehreren Personen vereinfacht.

Zeiterfassungs-Apps

Zeiterfassungssoftware ist ein Werkzeug, mit dem wir messen können, wie viel Zeit wir für bestimmte Aufgaben oder Projekte aufwenden. Diese Art von Software wird häufig von Unternehmen verwendet, um Kunden für die geleistete Arbeit in Rechnung zu stellen. Es kann jedoch auch für Menschen nützlich sein, die sich ein genaues Bild davon machen möchten, wo sie jeden Tag ihre Zeit verbringen.

Es gibt viele verschiedene Zeiterfassungssoftware, sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Versionen. MS Project, Trello oder Asana sind nur einige der verfügbaren Lösungen. Programme aus dieser Kategorie können in zwei Hauptkategorien unterteilt werden:

• Einige von ihnen laufen normalerweise im Hintergrund auf Ihrem Computer oder Telefon und machen regelmäßig Screenshots oder zeichnen auf, was Sie tun. Sie generieren dann Berichte basierend auf diesen Daten, sodass Sie sehen können, wo Sie Ihre Zeit verbringen,
• andere ermöglichen die Erstellung von Plänen und Zeitplänen, die in Tage, Wochen und Monate unterteilt sind.

Wie man seine eigene Zeit verwaltet? Zusammenfassung

Zeitmanagement ist eine Schlüsselkompetenz in der modernen, dynamischen Welt – sowohl im privaten als auch im beruflichen Leben. Wenn Sie lernen, wie Sie bestimmte Aufgaben priorisieren, einen Zeitplan festlegen und sich daran halten, können Sie Ihre Zeit effektiv verwalten. Darüber hinaus können Tools wie Kalender, To-Do-Listen und Desktop-/Mobilanwendungen zur Nachverfolgung von Zeit und Fortschritt bei einzelnen Aufgaben Ihnen dabei helfen, Ihre Ziele zu erreichen.

Peter Gottfield